Cette politique relative à la vie privée (la « Politique ») décrit les données personnelles collectées par Knova Web Technologies inc. (« Knova Web »), comment ces données personnelles sont traitées et à quelles fins. La Politique décrit également les droits dont vous disposez concernant ces données personnelles.
Applicabilité de cette Politique
Cette Politique s’applique :
- À votre utilisation ou votre accès aux sites Web détenus ou exploités par Knova Web, y compris le site www.convoflo.com (collectivement, les « Sites Web »);
- À vos autres interactions avec nous, comme décrit ci-dessous.
Cette Politique ne s’applique pas :
- Aux produits ou services tiers qui interagissent avec nos Sites Web ou qui s’y intègrent;
- Aux données client soumises à notre plateforme Convoflo et que nous traitons en votre nom en notre qualité de « sous-traitant ». Le traitement de ces données est régi par notre Convention de services en ligne et notre Addenda relatif au traitement des données, disponibles ici.
Si vous n'êtes pas en accord avec cette Politique, veuillez ne pas accédez ou utiliser nos Sites Web ou autrement interagir avec nous.
Quelles sont les données collectées à votre sujet et à quelles fins
Les données personnelles que nous collectons et la manière dont nous les traitons dépendent de la nature et du contexte de vos interactions avec nous.
Données que nous collectons directement auprès de vous
Données de contact ou personnelles: Nous collectons vos coordonnées générales ou vos données personnelles, comme vos nom et prénom, adresse courriel, organisation, titre, adresse postale et numéro de téléphone, lorsque vous:
- Demandez un devis, nous envoyez un bon de commande ou souscrivez à nos produits ou services;
- Créez un compte Convoflo;
- Demandez un essai gratuit, une démo ou un tutoriel de nos produits et services;
- Faites une demande de support client ou d'assistance technique;
- Acceptez de nous fournir vos coordonnées lors d'un événement;
- Communiquez avec nous pour toute autre demande ou raison.
Les données personnelles que nous collectons dans ces contextes sont utilisées pour:
- Répondre à vos requêtes et demandes de renseignements;
- Faire un suivi avec vous après avoir démontré un intérêt pour nos produits et services;
- Traiter vos transactions avec nous;
- Activer votre abonnement ou compte et accéder à nos produits et services;
- Gérer vos comptes avec nous;
- Vous envoyer des communications de service client comme des rappels d'expiration d'abonnement ou de maintenance, des mises à niveau de produit ou des problèmes de performances ou de sécurité.
Données transactionnelles: Nous compilons des données sur vos abonnements, demandes et transactions passés avec nous, les communications qui vous ont été envoyées, ainsi que d'autres actions pertinentes liées à votre compte. Ces informations sont utilisées pour analyser nos opérations et autres processus d’affaires. Cela nous aide également à mieux comprendre vos besoins et attentes et à adapter nos produits et services en conséquence.
Données de paiement: Nous collectons des données relatives à vos méthodes de paiement et autres informations de facturation lorsque vous achetez nos produits et services. Ces données sont utilisées pour traiter vos paiements, effectuer un suivi avec vous en cas de défaut de paiement, effectuer des vérifications à des fins de fraude et effectuer des remboursements si nécessaire. Si vous choisissez de payer avec une carte de paiement, les informations de votre carte de paiement seront traitées via un service tiers de paiement conforme au standard PCI / DSS, et par conséquent nous ne collectons, ne traitons ou ne stockons aucune information relative à votre carte de paiement.
Données de communication marketing: Si vous vous abonnez à nos communications marketing et promotionnelles, il vous sera demandé de fournir une adresse courriel valide afin d’être ajouté à nos listes de diffusion. Ces listes de diffusion sont utilisées uniquement pour envoyer nos communications promotionnelles et ne sont ni louées ni vendues à des tiers à des fins de marketing ou à d'autres fins commerciales. Vous avez également le droit de vous désinscrire de ces listes de diffusion à tout moment (voir la section « Vos droits relatifs à vos données personnelles » pour plus de détails).
Informations d'identification du compte: Lorsque vous créez un compte Convoflo, il vous sera demandé de saisir une adresse courriel valide et de créer un mot de passe. Ces informations d'identification sont utilisées par nous pour vous donner accès à votre compte et à des fins d'authentification et de sécurité.
Contenu de vos interactions en ligne: Certaines fonctionnalités interactives de nos Sites Web peuvent vous permettre de publier du contenu ou de communiquer directement avec nous. Ces informations sont utilisées uniquement à des fins internes, comme nous aider à comprendre les besoins et les intérêts de nos clients, améliorer nos produits ou services et maintenir une relation durable avec notre communauté d'utilisateurs.
Données d'assistance technique: Lorsque vous nous contactez pour une assistance technique ou à des fins de support client, vous devrez nous fournir certaines données. En fonction de la nature de votre demande, il peut vous être demandé de fournir vos coordonnées et d'autres détails relatifs à votre réseau, à vos environnements matériels et logiciels, à vos appareils, à vos systèmes d'exploitation et à vos configurations. Le contenu de vos billets de service, sessions de clavardage, courriels et conversations téléphoniques avec nos représentants du support client peut également être stocké, vérifié et enregistré. Ces données sont collectées et traitées pour répondre à vos demandes d'assistance, pour résoudre les problèmes que nous pouvons avoir avec vous, pour surveiller et améliorer la qualité de nos services clients et à des fins statistiques.
Données collectées à partir des cookies: Nous utilisons des cookies et des technologies similaires pour collecter certains types de données lorsque vous visitez nos Sites Web. Ces données peuvent inclure des adresses de protocole Internet (IP), la région ou l'emplacement général où votre ordinateur ou appareil accède à Internet, le type de navigateur, le système d'exploitation et d'autres informations sur l'utilisation de nos Sites Web, y compris un historique des pages que vous consultez. Nous utilisons ces informations pour nous aider à concevoir nos Sites Web afin de mieux répondre aux besoins de nos utilisateurs. Nous pouvons également utiliser votre adresse IP pour aider à diagnostiquer les problèmes avec notre serveur et pour administrer nos Sites Web, analyser les tendances, suivre les mouvements des visiteurs et recueillir des informations démographiques générales qui nous aident à identifier les préférences des visiteurs.
Données que nous collectons auprès de tiers
En plus des données collectées directement auprès de vous, nous pouvons également collecter vos données personnelles via des tiers, incluant:
Nos revendeurs autorisés: Lorsqu'un revendeur autorisé demande un devis ou procède à une transaction avec nous en votre nom, des données limitées telles que votre nom, votre adresse courriel et votre organisation seront partagées avec nous pour traiter la demande et vous fournir le produit ou service que vous avez acheté.
Votre administrateur ou d'autres utilisateurs de votre organisation: Si vous utilisez nos produits et services via un compte d'entreprise ou conformément à un abonnement géré par votre employeur, nous pouvons collecter vos données de contact auprès de votre administrateur système, employeur ou d'autres utilisateurs de votre organisation pour activer votre compte ou pour fournir une assistance technique.
Comptes et applications de tiers: Certaines fonctionnalités de nos Sites Web peuvent intégrer ou permettre des interactions avec des applications ou des comptes opérés par des tiers. Lorsque vous utilisez l'une de ces fonctionnalités, nous pouvons collecter ou avoir accès à certaines de vos données personnelles mises à notre disposition par ces applications ou comptes de tiers dans le but de permettre ces interactions.
Puis-je restreindre ou limiter la collecte de mes données personnelles?
Vous pouvez accéder à la plupart des informations et contenus de nos Sites Web sans nous fournir vos données personnelles. Cependant, vous devrez fournir certaines données personnelles pour utiliser nos produits, services et certaines fonctionnalités de nos Sites Web, ou pour nous permettre de traiter et de répondre à vos demandes. Dans certains cas, vous aurez la possibilité de limiter ou de restreindre la collecte de certaines catégories de données, comme les cookies (via notre centre de gestion des cookies). Vous pouvez également gérer et modifier le profil de votre compte Convoflo pour changer, ajouter ou supprimer vos données personnelles, et vous pouvez également vous inscrire et vous désinscrire de nos communications marketing à tout moment.
Autres finalités et bases juridiques du traitement de vos données personnelles
En plus des finalités spécifiques mentionnées ci-dessus en ce qui concerne chaque catégorie de données, nous pouvons également traiter vos données personnelles à d'autres fins générales ou sur la base de nos intérêts légitimes (dans la mesure où elles ne prévalent pas sur vos intérêts en matière de protection des données), y compris:
- Pour nous conformer à une obligation légale, à une décision judiciaire, ou pour exercer nos droits judiciaires;
- Pour gérer nos relations commerciales avec nos revendeurs et partenaires;
- Pour assurer la sécurité de vos interactions avec nous, notamment pour vous protéger contre les fraudes, les erreurs, les spams, les abus, les activités criminelles, etc.;
- Pour vous informer de tout problème concernant la protection de vos données personnelles ou de toute faille de sécurité affectant cette protection, et pour vous donner accès à vos données personnelles que nous conservons et vous permettre d'exercer vos droits en lien avec ces données, le cas échéant; et
- À d'autres fins avec votre consentement écrit ou tel que spécifiquement divulgué lors de la collecte de vos données personnelles.
Dans la mesure où la collecte et le traitement de vos données personnelles se fondent sur votre consentement explicite (comme pour les cookies et nos communications marketing), nous en garderons une trace et nous nous conformerons à vos instructions chaque fois que vous décidez de retirer ce consentement.
Dans la mesure où les lois canadiennes sur la protection de la vie privée s'appliquent à vous, vous êtes réputé consentir à la collecte et au traitement de vos renseignements personnels pour toutes les fins identifiées ci-dessus, selon le cas applicable.
Comment nous partageons vos données
Knova Web ne partage, ne vend, n'échange ni ne loue vos données personnelles à des tiers à des fins commerciales. Nous pouvons toutefois partager vos données personnelles de la manière et aux fins mentionnées ci-dessous.
Stockage des données
Nous stockons certaines des données personnelles collectées sur des bases de données infonuagiques hébergées et exploitées par des tiers, principalement situés au Canada. Ces tiers n'utilisent pas et n'ont pas accès à vos données personnelles à des fins autres que le stockage et la récupération d'informations et sont contractuellement tenus de maintenir des garanties de confidentialité et de sécurité adéquates conformes aux lois applicables.
Traitement des données par des sous-traitants externes
Vos données personnelles peuvent être partagées avec des sous-traitants externes que nous engageons pour effectuer des tâches de traitement spécifiques en notre nom. Les données sont traitées sur la base de nos instructions écrites et uniquement dans la mesure nécessaire à l'exécution de leurs services. Ces tiers sont également tenus contractuellement de maintenir des mesures de protection de la vie privée et de sécurité adéquates, conformes aux lois applicables.
Médias sociaux
Nos Sites Web intègrent certaines fonctionnalités qui vous permettent d'interagir avec les applications de médias sociaux directement à partir de nos Sites Web. Ces fonctionnalités sont disponibles pour votre commodité et pour améliorer votre expérience lorsque vous visitez nos Sites Web, et leur utilisation demeure à votre discrétion. Si elles sont utilisées, ces fonctionnalités peuvent collecter et traiter vos données personnelles conformément aux politiques de confidentialité publiées par les tiers qui les fournissent. Si vous êtes membre d'un site de réseau social, les interfaces peuvent également permettre à ce site de connecter votre visite à vos données personnelles. Knova Web ne collecte, ne traite ni ne stocke ces données personnelles notre Politique ne régit pas leur utilisation par ces tiers. Nous vous recommandons donc de lire attentivement leurs politiques de confidentialité pour mieux comprendre quelles données sont collectées et comment elles sont traitées.
Même si nous permettons à ces tiers de collecter vos données personnelles via nos Sites Web, nous n'approuvons ni ne révisons systématiquement leurs politiques de confidentialité et nous ne vérifions pas (et ne pouvons pas) vérifier si leurs pratiques de confidentialité sont conformes aux termes de leurs politiques. Il est donc de votre responsabilité de faire vos propres vérifications et nous déclinons toute responsabilité à cet égard. Si vous n'êtes pas en accord, vous devez alors vous abstenir d'utiliser ces fonctionnalités tierces.
Comptes corporatifs
Si vous utilisez nos produits et services via un compte d'entreprise ou conformément à un abonnement géré par votre employeur, nous pouvons partager vos données personnelles sur demande avec votre administrateur système, votre employeur ou d'autres utilisateurs de votre organisation pour effectuer les transactions que vous ou votre organisation avez demandé, fournir des services ou une assistance technique, ou gérer autrement votre compte.
Changement de contrôle et vente d’actifs
Si Knova Web est impliquée dans une fusion, une acquisition, une offre de titres, une faillite, une réorganisation, une dissolution ou une autre transaction similaire, nous pouvons partager des données générales sur nos clients et utilisateurs dans le cadre d'une telle transaction. Dans la mesure du possible, nous prendrons des mesures commercialement raisonnables pour limiter la quantité de données personnelles transférées et nous assurer que ces transferts sont régis par des garanties appropriées de confidentialité et de sécurité.
Autres circonstances dans lesquelles nous pouvons partager vos données personnelles
En plus des finalités décrites ci-dessus, nous pouvons également partager vos données personnelles dans les circonstances suivantes:
- À votre demande ou sur la base de votre consentement exprès;
- Pour faire face aux urgences ou aux événements de force majeure;
- Pour régler des litiges ou des réclamations avec vous ou avec des personnes ayant l'autorité légale d'agir en votre nom;
- Pour se conformer à la loi, un mandat de perquisition, une assignation ou une ordonnance du tribunal;
- Pour protéger nos droits, nos biens ou notre sécurité, ou les droits, les biens ou la sécurité de nos employés, clients ou tiers.
Dans la mesure du possible, nous vous informerons lorsque vos données personnelles seront demandées ou partagées, sauf circonstances exceptionnelles ou contraintes légales qui nous empêcheraient de vous en informer, sur la base de notre jugement raisonnable et de l'avis de nos conseillers juridiques.
Partage de données non-personnelles
Nous pouvons également collecter des données agglomérées sur nos clients et les visiteurs de nos Sites Web et divulguer les résultats de ces données non-personnelles à nos partenaires, fournisseurs de services, annonceurs et / ou autres tiers à des fins de marketing ou de promotion.
Vos droits concernant vos données personnelles
Les lois relatives à la protection de la vie privée vous permettent d'exercer certains choix et droits concernant les données personnelles que nous détenons sur vous ou que nous traitons aux fins mentionnées ci-dessus. Si vous souhaitez exercer l'un de ces droits, vous pouvez envoyer votre demande par écrit à support@convoflo.com.
Nous ferons de notre mieux pour traiter votre demande dans un délai de trente (30) jours, sous réserve de votre coopération en temps opportun et des limitations imposées par les lois applicables. Dans de nombreux pays, vous avez le droit de déposer une plainte auprès de l'autorité de protection des données appropriée si vous avez des doutes sur la façon dont nous traitons vos données personnelles.
Droit d’accès
À votre demande, nous vous confirmerons si nous traitons vos données personnelles. Vous pouvez également demander des informations sur la finalité du traitement, les catégories de données personnelles concernées, les tiers qui auraient pu recevoir vos données de notre part, la source des données (si vous ne nous les avez pas fournies directement), et combien de temps celles-ci seront stockées. Un accès raisonnable à vos données personnelles sera également fourni sans frais, et nous vous fournirons - à votre demande - vos données personnelles ou les transmettrons directement à un autre responsable du traitement lorsque cela est techniquement possible.
Droit de rectification ou d’effacement
Vous avez le droit de corriger ou de rectifier les données personnelles conservées par Knova Web si elles sont inexactes. Vous pouvez également demander que nous effacions ces données, sous réserve de certaines exceptions.
Droit de restreindre ou de s'opposer au traitement de vos données
Dans certaines circonstances et sous réserve de certaines exceptions ou conditions, vous pouvez nous demander de restreindre le traitement de vos données personnelles lorsque vous pensez que nous n'avons pas les droits appropriés pour le faire. Vous pouvez également vous opposer au traitement de vos données personnelles si ce traitement est basé sur nos intérêts légitimes, sauf si nous avons des motifs légaux ou légitimes impérieux de continuer à les traiter.
Droit de refuser ou de retirer votre consentement
Lorsque le traitement de vos données personnelles est basé sur votre consentement explicite, comme pour nos communications marketing, vous avez le droit de retirer ce consentement à tout moment en utilisant le lien de désabonnement fourni dans nos communications. Veuillez noter que le retrait de nos communications marketing ne nous empêchera pas de vous envoyer des communications (i) en réponse à vos questions ou demandes, (ii) qui sont nécessaires pour vous fournir nos produits et services ou pour maintenir leur qualité et leur performance, (iii) qui se rapportent à la sécurité de nos produits et services ou à la protection de vos droits à la vie privée, et (iv) comme autrement permis ou exigé par les lois applicables.
Vérification de votre identité
Pour protéger votre vie privée et votre sécurité, nous prendrons des mesures pour vérifier votre identité avant d'accorder l'accès à vos données personnelles ou de traiter votre demande. Nous nous réservons le droit de rejeter ou de limiter votre demande si nous pensons raisonnablement que cela peut mettre en péril la sécurité de vos données personnelles ou pour d'autres motifs légaux ou légitimes.
Stockage de vos données
Contrôles de sécurité
Nous maintenons des mesures de protection physiques, techniques et administratives pour aider à protéger la confidentialité et l'intégrité des données personnelles que vous nous soumettez via l'utilisation de nos Sites Web ou autrement. Ces garanties sont testées et mises à jour régulièrement. Nous limitons l'accès à vos données personnelles uniquement aux employés qui ont besoin de connaître ces informations pour vous fournir des services ou pour les traiter aux fins mentionnées dans la présente Politique. Nos employés sont tenus à des obligations de confidentialité strictes et nous les tenons régulièrement informés de l'importance de maintenir la confidentialité et la sécurité de vos informations. Nous nous engageons à prendre des mesures disciplinaires appropriées pour faire respecter les responsabilités de confidentialité de nos employés. Pour en savoir plus sur nos contrôles de sécurité, vous pouvez consulter notre Page Sécurité.
Périodes de conservation
Sauf indication contraire de votre part, nous conserverons vos données personnelles pendant les périodes nécessaires à l'accomplissement des finalités de traitement mentionnées dans la présente Politique et pour nous conformer à nos obligations légales. Pour plus d'informations sur l'emplacement et la durée de conservation de vos données personnelles, veuillez nous contacter à support@convoflo.com.
Données personnelles transférées de l’Union européenne
Knova Web est situé au Canada, qui a été reconnu par la Commission européenne comme une juridiction assurant un niveau de protection adéquat aux fins du transfert de données personnelles en dehors de l'Union européenne. Cependant, les données personnelles que nous recueillons auprès de vous peuvent être transférées à des sous-traitants situés dans des pays tiers à des fins de traitement ou de stockage. Si ces pays tiers n'ont pas reçu de reconnaissance d'«adéquation» de l'Union européenne en vertu de l'article 45 du règlement général sur la protection des données («RGPD»), nous nous assurons que le transfert de données personnelles relatives à des personnes situées dans l'Union européenne est soumis aux garanties appropriées comme l'exige l'article 46 du RGPD.
Autres informations importantes à l’égard de cette Politique
Protection de la vie privée des enfants
Nos Sites Web ne sont pas conçus pour attirer ou être utilisés par des enfants et nous n'avons pas et n'avons aucune intention de collecter des données personnelles relatives aux mineurs. Pour toute préoccupation à cet égard, veuillez nous contacter à support@convoflo.com.
Modifications et mises à jour de cette Politique
Nous pouvons changer ou amender cette Politique de temps à autre, auquel cas la date d'entrée en vigueur sera mise à jour pour indiquer que celle-ci a été modifiée. Nous vous encourageons à consulter régulièrement notre Politique pour demeurer informé de la manière dont nous traitons et gérons vos données personnelles. Si vous n'êtes pas d'accord avec les modifications apportées à cette Politique, vous devrez cesser d'accéder ou d'utiliser nos Sites Web ou d'interagir autrement avec nous, et votre utilisation continue signifiera que vous acceptez ces modifications.
Pour nous contacter
Si vous avez des questions ou des préoccupations concernant la manière dont vos données personnelles sont traitées par Knova Web, veuillez nous contacter aux coordonnées ci-dessous:
Knova Web Technologies inc.
522 Notre-Dame, bureau 204
Repentigny, Quebec, Canada
J6A 2T8
support@convoflo.com